Виконана з щільного палітурного картону, що обклеєний якісним баладеком темно синього кольору. На обкладинці папки написи виконані золотим тисненням, на внутрішній стороні обкладинки прозора кишеня. На папку Особова справа встановлені зав'язки. Внутрішній блок складається з чотирьох аркушів формату А4, між аркушами чотири клапани для підшивки документів. Блок складається з таких сторінок:

• Послужний список, автобіографії та атестаційний матеріал;
• Опис документів особової справи (2 сторінки);
• Додаткові матеріали;
• Опис документів особової справи